平成14年度研究報告 VOL.52  
研究

 官公庁向け文書決裁業務支援システムの評価
 製品科学部 ○上田芳弘 林克明 加藤直孝
 西日本電信電話(株) 魚棚鉄志
 金沢大学 木村春彦

 本研究では,官公庁における文書決裁業務の効率化を図るために,ワークフローシステムで電子文書を決裁する方法(電子回覧)と同様に,紙文書の回覧についても電子的に決裁するための機能(紙回覧)を構築した。この紙回覧の機能により,人間の柔軟で複雑な対応方法をワークフローシステムに取り入れなくてもこれまでどおり活用できるようになり,システム構築の負荷を軽減できた。運用評価の結果,以下のことが明らかになった。(1)紙回覧より電子回覧の方が承認は速く,情報の周知効果は大きい。(2)ユーザにどちらの方式で回覧するかの判断基準を与えないときは,紙回覧の方が多く用いられる。(3) (1)と(2)の結果から,文書決裁業務全体の効率化を図るためのシステムの運用指針を明確にしなければならない。(4) (3)の運用指針に従ってシステムを使用することにより電子回覧の使用比率が向上し,業務全体として承認の速さと情報の周知効果が向上して効率化が達成できた。
キーワード
  官公庁,文書決裁,ワークフロー,紙文書



 Evaluation of Documents’ Approval Support System for Public Office
 Yoshihiro UEDA, Katsuaki HAYASHI, Naotaka KATO, Tetsushi UODANA and Haruhiko KIMURA

In this research, a workflow system by which paper documents can be approved with computers (paper approval) in the similar way to electronic documents (electronic approval) was developed. The system especially aims at applying to the documents’ approval at public offices. By the function of paper approval, flexible and complex human operations for documents’ approval can be applied as conventional manner without implementing the operations in the workflow system. The results of evaluation showed the followings. (1)By the electronic approval, approval speed became higher and information sharing became more efficient than these by the paper approval. (2)When rules for usage of two kinds of approval were not shown to users, the paper approval was used more conveniently. (3)The results of (1) and (2) suggested that it was important to draw up guidelines for efficient usage of the system. (4)By the usage of the system according to the guidelines, approval speed and information sharing became efficient. Thus total efficiency of document's approval can be achieved.

Keywords
  public office, documents’ approval, workflow, paper document


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